Biberbunker

Luftwaffe radarcommandocentrum

Bibproject

Projecten Biberbunker.

Alvorens aan te geven hoe we te werk gaan in projecten moet het voor iedereen duidelijk zijn wat nu eigenlijk een project is.
Bij een project moet altijd een begin en een einde zijn, waarmee aangegeven wordt dat een project altijd van tijdelijke aard is.
Daarbij opgeteld dat een project uniek is en zijn eigen dynamiek kent. Repeterend werk (onderhoud) wordt niet projectmatig aangepakt.

Daarnaast moet duidelijk zijn:

  • doelen: Wat is het resultaat?
  • taken: Wie gaat wat doen? (duidelijke afbakening)
  • procedures: Welke afspraken maken we? (projectregels)
  • proces: Hoe gaan we met elkaar om? (afspraken, communicatiemiddelen e.d.)

    Al deze hiervoor benoemde onderdelen zijn van belang voor een succesvol project.

 

Processen en rollen integraal projectmanagement

IPM onderscheidt 5 processen. De IPM-organisatie kent aan elk proces een specifieke rol toe. Zo ontstaat het 5-rollenmodel. De 5 rollen worden primair door 5 verschillende personen vervuld.
Verschillende rollen kunnen vervuld worden door 1 of meerdere personen. Iedere rol heeft wel een eigen ondersteunend team. De processen en bijbehorende rollen ziet u hieronder.

1. Projectmanagement

Het projectmanagement is gericht op het borgen van kwaliteit, draagvlak en afstemming.
Daarbij is de projectmanager (eind)verantwoordelijk voor het boeken van een goed projectresultaat. Voor onze projecten wijzen we hiervoor in den regel een bestuurslid aan, afhankelijk van de aard van een project.

2. Projectbeheersing

Projectbeheersing richt zich op het beheersen van de risico’s en alle beheersaspecten in het project.
Dit kan van financiën tot technische uitvoering zijn. Risico’s afbakening is uiteraard ook hier een onderdeel van

3. Omgevingsmanagement

We maken tijdens het project gebruik van omgevingsmanagement om de relatie met de omgeving en stakeholders in balans te houden gedurende het project.
De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor het contact met de omgeving. Bij ons veelal de PR-verantwoordelijke binnen het bestuur.

4. Technisch management

Technisch management is er voor het beheersen van de risico’s vanuit de techniek en organisatie.
De technisch manager draagt de verantwoordelijkheid voor de technische en inhoudelijke inbreng in het project. Belangrijk is hierbij uiteraard de kennis en vaardigheden van personen.

5. Contractmanagement

Contractmanagement is erop gericht om de risico’s die (kunnen) ontstaan tussen opdrachtgever en de markt te beheersen. De aanbesteding !
Dat geldt ook tijdens de inkoopfase. Daarbij is de contractmanager verantwoordelijk voor de contacten en contracten van de verschillende marktpartijen.

Project ontgraven

Ons project “uitgraven rondom het Biberterrein” is zo’n project waarbij we projectmatig e.e.a. aanpakken. De achtereen hierboven benoemd onderdelen liggen als verantwoordelijkheid bij :

  1. Barry
  2. Barry
  3. Christiaan
  4. Simon
  5. Barry ism Betsy en Cor 

Dat ook dit project tijdelijk is moge duidelijk zijn dat we dit project op 2 mei willen gaan opleveren.
Een project vindt plaats onder zijn eigen regels en voorwaarden, dit betekent dus dat reguliere terugkerende zaken ondergeschikt zijn. “Je gaat niet je badkamer schoonmaken als de aannemer nog aan het tegelwerk bezig is”.
Dat betekent dus dat de voorwaarden (het contractmanagement) in de opdracht staan beschreven en (i) niet alleen de aannemer zich daaraan confirmeert maar, nog veel meer van belang (ii) ook de opdrachtgever.
De duidelijkheid van “wij faciliteren” de uitvoering en “afspraken via de aannemer” zijn daarvoor noodzakelijk.
Één van de acties, misschien wel de vervelendste die we als bestuur dus hebben moeten nemen is “het vervangen van sloten”.
Dit suggereert wantrouwen naar de gebruikers / vrijwilligers.
Deze abrupte en onverwachte actie bleek helaas nodig en heeft in ieder geval reacties opgeleverd, positieve (rust op het terrein binnen het project) maar meer negatieve, van vrijwilligers die hier last van hebben en eigenlijk niet keken naar de reden van de genomen maatregel.
Dat is jammer, echter soms moet een bestuur een impopulaire maatregel treffen om stappen voorwaarts te kunnen nemen. Daarom is besturen in dit geval soms ook minder leuk.

Met het gereedkomen van het werk komen uiteraard de sloten weer terug, worden de normale afspraken weer opgepakt en worden de rollen zo als deze in het organigram staan weer als vanouds.

Samenwerken is leuk

Een van de opmerkingen die projectorganisatie overeind houden is gebaseerd op de “lol van samenwerken”.
Dit klinkt vreemd maar het succes van een project wordt veelal bepaald door het plezier van de acteurs.
Uit mensen is het meeste te halen als ze zich lekker voelen bij hetgeen we doen. 
Eén van de valkuilen is dat ‘mensen willen doen wat ze zelf willen’, iets wat bij succesvol projecten uitlopen lastig is.
Hoewel het streven altijd is om dit te promoten en te ondersteunen, kan het vaak niet.
Bij een project moeten mensen betrokken willen zijn , niet om zelf ’te shinen’ maar om gezamenlijk iets te creëren.
Initiatief van vragen en ge(be)vraagd worden is iets wat in 2 richtingen moet werken.
Ben je ergens goed in meld je aan bij het project (wacht niet af) .

Respecteer de collega’s 

Respect voor anderen in een project is een groot gemeengoed maar kan veel teruggeven.
Afbakenen van hetgeen je zelf belangrijk vindt en een ruimte creëren waarin anderen niet worden toegelaten is niet wenselijk.
We willen met elkaar iets doen en maken, moeten dus respecteren dat we alleen een ander karakter hebben en dat we soms ‘wat minder elkaar leuk vinden’.
Zoals in een zaterdagbijeenkomst is aangegeven door verschillende vrijwilligers, we moeten het leuk gaan maken en altijd eraan denken dat we allemaal het beste voor hebben met de doelstellingen van de Biber en onze hobby met plezier kunnen doen.

Uiteraard betekent dit dat de wijze van communicatie van en naar elkaar toe een belangrijk item is. Schriftelijke communicatie, whatsapp, mail of sms moet mededelend zijn omdat dit vaak emotieloos is of verkeerde interpretaties geeft.
Dat willen we natuurlijk niet. W hebben te maken met mensen, gevoelens en  alles wat daarmee gepaard gaat.
Deze lastige materie bepaalt veel, zo niet alles.