Zoals op 1 oktober is uitgelegd gaan we dus voor alle deelprojecten aan de slag met een projectmatige aanpak, volgens ons noodzakelijk om alles gestructureerd tot een eensluidend doel te brengen.
Een project heeft een aantal belangrijke kenmerken.
GELD Aan een project wordt van tevoren een bedrag toegekend waarvoor men het denkt uit te voeren. Het voorgestelde budget.
dit is van belang. Reden waarom we ook op 1 oktober hebben geopperd dat we budget aan projecten willen gaan hangen. Soms lastig maar vergeet niet dat het een indicatief bedrag is waarop we moeten kunnen beslissen of het op een bepaald moment een realistische opgaaf is- RISICO: er project kent risico’s. Dit kan een projectgebonden risico zijn maar kan ook objectgebonden zijn (wat is het risico als ik het ga uitvoeren)
in de kostenraming worden dit soort risico’s ook veelal gescheiden. Een risico-inventarisatie / – analyse is zeker nodig , veelal genoteerd als aandachts- of beheerspunten - ORGANISATIE: de organisatie, de mensen die eraan werken zijn van belang. Inzet op basis van kennis en kunde is iets waar we naar toe willen maar ook waar we elkaar ondersteunen en versterken.
- TIJD: Een project altijd eindig, dat wil zeggen dat het op een bepaald moment loopt dit af, een doorlopend project bestaat gewoonweg niet.
dit lijkt evident maar is een kenmerk van een project, zelfs een langlopend project zoals de terrein ontgravingen zijn eindig
Het project kent ook altijd momenten waarop we moeten zeggen of het verder mag gaan of niet. Zo’n moment noem je een mijlpaal of een stoppunt , in de volksmond ook wel go/nogo.
Let op: dit soort momenten is het voor het bestuur belangrijk om ‘de thermometer’ erin te steken en te kijken of het doel nog haalbaar is maar ook of we niet afwijken van de gestelde doelen. - INFORMATIE: Een project kent diverse informatiestromen, intern en extern. Ëén van deze stromen is een duidelijk geformuleerd doel, we streven naar een goed resultaat. De opdracht zal zo nauwkeurig mogelijk van tevoren vast moeten stellen wat het project moet opleveren.
visueel is het meest aansprekend maar ook tekstueel aan de voorkant een helder geformuleerd doel moet er gesteld worden. Wanneer het doel niet duidelijk in beeld blijft zal het project gestopt moeten worden. - COMMUNICATIE: Een belangrijk item in onze organisatie. Communiceren is het meest belangrijke in een grote organisatie, reden waarom we projectleiders of contactpersonen hebben benoemd. We willen dat deze zorgen dat de onderlinge communicatie/ samenwerking vloeiend is. Help elkaar hier mee. Het is geen hiërarchische structuur maar iemand moet aanspreekbaar zijn, communiceren als op een Poolse landdag is nooit goed.
- KWALITEIT: Last but not least is de kwaliteit van het geleverde product. Omdat we een historisch monument beheren moeten we ook historisch verantwoord aan de slag gaan, betekent dat we voordat we gaan beginnen helder de doelen op papier moeten hebben en een duidelijk zoals benoemd ‘een programma van eisen’. Hoe doen we iets of hoe ziet het eruit als we klaar zijn, bespreek dit goed met elkaar.
En verder geldt nog:
- De mensen die in een project werken, komen overal vandaan en hebben vaak zeer verschillende inbreng. Ze zijn geselecteerd op ken
- nis en vaardigheden die nodig zijn voor het project. De tijdelijke verantwoordelijke kenmerken we als de projectleider.
Zie deze niet als de baas van het project die overal goedkeuring aan moet geven. Als de doelen helder zijn is dat ook niet nodig. We hebben geen dictatoriale projectleiders a priori aangesteld maar mensen die wel de ‘lead’ op het moment hebben. Sommigen als meewerkend voorman.
STRUCTUUR
Zoals we op 1 oktober hebben aangegeven en in de presentatie als voorbeeld is aangegeven hebben we een structuur vastgesteld en gezamenlijk geaccordeerd. Dat betekent dat de verantwoordelijke van de projecten de hierboven benoemde onderdelen dienen te regelen, dit alles ook in gezamenlijk overleg met de andere projectverantwoordelijke. Gezamenlijk bepalen deze wie waar wordt ingezet, met de projecten en met alle medewerkers. We gaan mensen inzetten op hun sterkten !
De projecten staan hieronder nogmaals aangegeven, hierbij aangegeven dat dit een ‘levende’ structuur is dus aan veranderingen onderhevig.
Diepen we bijvoorbeeld “project 433” wat verder uit dan zien we Simon staan als projectleider/ coördinator. Hij moet dus op de hoogte zijn van alles wat er speelt en wat er gebeurt. Betekent ook dat hi , indien nodig, het werk kan stilleggen, bijvoorbeeld bij twijfel over de juiste voortgang en of zaken die niet de afgesproken richting uitgaan. In het ergste geval kan hij zelfs besluiten (uiteraard na overleg met bestuur) tot afbraak en opnieuw beginnen. Ergo…. weet waar je aan begint.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE [WBS]
Een mooie interessante term, komt kortweg neer op, schrijf alle activiteiten op van je project die je denkt te gaan/ moeten doen, zet er een planning, budget en mensen achter. M.n. een planning is zeker voor het bestuur interessant omdat dit kan betekenen dat we soms iets moeten verschuiven of laten vervallen. We hebben aan mensen en geld beperkingen dus ….
Hieronder een voorbeeldje van zo’n opzet met wat activiteiten eronder. Deze opsomming wordt gezamenlijk door alle aan het object werkende personen gedaan (het is niet van Simon maar van ons allen):
VRAGEN OF ONDERSTEUNING NODIG ??
Neem even contact op met B.L. Zuidgeest, heel bijzonder en moeilijk is het allemaal niet maar mogelijk een beetje help nooit weg.
Indien je gebruik wilt make van het sjabloon, geeft het aan
NIEUWE PROJECTEN OF IDEEëN ??
Breng ze in bij het bestuur en pak ze volgens deze structuur aan (NB: soms doe je het al onbewust 🙂 )